Como catalogar e aproveitar obras já vendidas no seu Acervo
"Aplica-se a: Galleria Essencial, Galleria Pro" "Keyword: catalogar obras vendidas portfolio histórico" "Title: Como Catalogar Obras Vendidas e Criar Histórico | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Aprenda por que é fundamental catalogar pinturas e trabalhos já vendidos no Acervo Vivo Galleria e como usar o campo Situação para filtrar seu portfólio." "Slug: catalogando-obras-vendidas-historico-galleria" "Alt-Capa: Ilustração mostrando cards de obras com a etiqueta azul de Vendido organizados em um portfólio" "HelpContext: inventory-ficha, inventory"
O que é este documento?
Muitas galerias que estão iniciando na plataforma se perguntam: "Devo cadastrar o que já vendi na minha galeria?". A resposta é sim. O Acervo Vivo Galleria é o sistema operacional do seu legado comercial. Catalogar trabalhos antigos e já vendidos é o passo mais importante para manter o registro histórico exato do que cada cliente comprou, além de garantir um controle impecável do que foi vendido de cada artista, facilitando acertos de contas futuros sem deixar nenhum vestígio de dúvida.
Este guia explica como documentar obras que já não estão com você sem bagunçar a organização das suas peças disponíveis para venda.
Como acessar
O registro ocorre diretamente na criação de um novo item no seu inventário principal. Vá em Obras da Galeria → Acervo Completo e clique em + Novo Trabalho.
Como usar (Passo a Passo)
1. Catalogando a Venda (O Campo Situação)
Cadastre a obra normalmente preenchendo Título, Ano, Técnica e as imagens (mesmo que sejam fotos antigas). O segredo para separar o passado do presente está na aba Ficha Técnica:
- Deslize até a seção Logística & Disponibilidade.
- No campo Situação, selecione a opção 🔵 Vendido (ou "Acervo de Instituição", caso tenha sido adquirida por um museu).
A Inteligência do Sistema: Ao marcar a obra como vendida, a plataforma automaticamente revelará o campo Colecionador. Preencha o nome de quem adquiriu a peça para que, no futuro, você saiba exatamente onde sua arte está e com quem se relacionar para novas vendas.
2. A Etiqueta Visual (O Card)
Ao voltar para a sua grade do Acervo Completo, você não precisa clicar na obra para saber que ela já se foi. O card da obra (a miniatura da imagem) exibirá automaticamente um emblema Azul 🔵 no canto inferior direito informando "Vendido". Isso permite uma leitura rápida de como está a performance das seu estoque.
3. Usando a Gaveta de Filtros
Preocupa-se em misturar o que foi vendido com o que está disponível para negociar hoje? Não se preocupe.
- Clique no botão Filtros (ícone de controles deslizantes) no topo direito da tela.
- No campo Situação, você pode escolher ver apenas as obras "Disponíveis", ocultando imediatamente todo o seu histórico de vendas da tela.
4. Portfólios de Trajetória
O fato de uma obra estar "Vendida" a retira das suas vitrines comerciais imediatas, mas a mantém perfeitamente livre para ser usada em Portfólios. Quando um curador ou uma galeria solicitar o seu material, você pode selecionar suas obras mais importantes (incluindo as vendidas) para gerar um PDF impecável de apresentação, demonstrando que o seu trabalho tem liquidez e já integra coleções particulares.
Perguntas Frequentes
P: Eu não tenho o valor exato pelo qual vendi a obra há 5 anos. Posso cadastrar mesmo assim? R: Sim! O campo de valor comercial e de transação não é obrigatório para salvar a Situação como "Vendido". O importante é garantir que a imagem e os dados técnicos (Ano, Técnica, Dimensões) estejam imortalizados na sua plataforma.
P: Se eu marcar a obra como Vendida, ela ainda aparece no meu site público (Viewing Room)?
R: O status de Situação nunca impede uma obra de ser exibida. Para controlar se o público externo pode ver a peça, basta adicionar ou remover a palavra-chave que você utiliza para a integração do seu site (geralmente marcada com 🌐 Site/Ecommerce). Note que, por proteção de dados, a Viewing Room pública nunca exibirá o nome do colecionador ou o preço da venda.