Como catalogar e aproveitar obras já vendidas no seu Acervo
"Aplica-se a: Studio Essencial, Studio Pro" "Keyword: catalogar obras vendidas portfolio histórico" "Title: Como Catalogar Trabalhos Vendidos e Criar Histórico | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Aprenda por que é fundamental catalogar pinturas e trabalhos já vendidos no Acervo Vivo Studio e como usar o campo Situação para filtrar seu portfólio." "Slug: catalogando-obras-vendidas-historico-studio" "Alt-Capa: Ilustração mostrando cards de obras com a etiqueta azul de Vendido organizados em um portfólio" "HelpContext: inventory-ficha, inventory"
O que é este documento?
Muitos artistas que estão iniciando na plataforma se perguntam: "Devo cadastrar apenas o que tenho no ateliê hoje?". A resposta é não. O Acervo Vivo é o sistema operacional do seu legado. Catalogar trabalhos antigos e já vendidos é o passo mais importante para construir o seu histórico de mercado, rastrear quem são seus colecionadores e criar portfólios que demonstrem a força da sua trajetória artística.
Este guia explica como documentar trabalhos que já não estão com você sem bagunçar a organização das suas peças disponíveis para venda.
Como acessar
O registro ocorre diretamente na criação de um novo item no seu inventário principal. Vá em Gestão do Acervo → Acervo Completo e clique em + Novo Trabalho.
Como usar (Passo a Passo)
1. Catalogando a Venda (O Campo Situação)
Cadastre a obra normalmente preenchendo Título, Ano, Técnica e as imagens (mesmo que sejam fotos antigas). O segredo para separar o passado do presente está na aba Ficha Técnica:
- Deslize até a seção Logística & Disponibilidade.
- No campo Situação, selecione a opção 🔵 Vendido (ou "Acervo de Instituição", caso tenha sido adquirida por um museu).
A Inteligência do Sistema: Ao marcar a obra como vendida, a plataforma automaticamente revelará o campo Colecionador. Preencha o nome de quem adquiriu a peça para que, no futuro, você saiba exatamente onde sua arte está e com quem se relacionar para novas vendas.
2. A Etiqueta Visual (O Card)
Ao voltar para a sua grade do Acervo Completo, você não precisa clicar na obra para saber que ela já se foi. O card da obra (a miniatura da imagem) exibirá automaticamente um emblema Azul 🔵 no canto inferior direito informando "Vendido". Isso permite uma leitura rápida de como está a performance das suas séries.
3. Usando a Gaveta de Filtros
Preocupa-se em misturar o que foi vendido com o que está disponível para negociar hoje? Não se preocupe.
- Clique no botão Filtros (ícone de controles deslizantes) no topo direito da tela.
- No campo Situação, você pode escolher ver apenas as obras "Disponíveis", ocultando imediatamente todo o seu histórico de vendas da tela.
4. Portfólios de Trajetória
O fato de uma obra estar "Vendida" a retira das suas vitrines comerciais imediatas, mas a mantém perfeitamente livre para ser usada em Portfólios. Quando um curador ou uma galeria solicitar o seu material, você pode selecionar suas obras mais importantes (incluindo as vendidas) para gerar um PDF impecável de apresentação, demonstrando que o seu trabalho tem liquidez e já integra coleções particulares.
Perguntas Frequentes
P: Eu não tenho o valor exato pelo qual vendi a obra há 5 anos. Posso cadastrar mesmo assim? R: Sim! O campo de valor comercial e de transação não é obrigatório para salvar a Situação como "Vendido". O importante é garantir que a imagem e os dados técnicos (Ano, Técnica, Dimensões) estejam imortalizados na sua plataforma.
P: Se eu marcar a obra como Vendida, ela ainda aparece no meu site público (Viewing Room)?
R: O status de Situação nunca impede uma obra de ser exibida. Para controlar se o público externo pode ver a peça, basta adicionar ou remover a palavra-chave que você utiliza para a integração do seu site (geralmente marcada com 🌐 Site/Ecommerce). Note que, por proteção de dados, a Viewing Room pública nunca exibirá o nome do colecionador ou o preço da venda.