Os Códigos: Serial Institucional e Código da Galeria

"Aplica-se a: Galleria" "Keyword: códigos serial obra galeria inventário codificação" "Title: Entendendo os Códigos e a Dupla Codificação | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Entenda como o Acervo Vivo Galleria gerencia a codificação das obras representadas: o Serial do sistema e o seu próprio código de galeria convivendo em todos os documentos." "Slug: entendendo-codigos-seriais-galleria" "Alt-Capa: Ilustração mostrando etiquetas de inventário em obras de arte numa galeria de arte contemporânea"

O que é este documento?

Ao catalogar as Obras representadas pela sua galeria no Acervo Vivo Galleria, você encontrará dois sistemas de identificação operando em harmonia: o Serial Universal gerado pelo sistema e o seu próprio Código de Galeria (número de inventário ou controle interno da instituição). Entender como esses dois identificadores convivem é fundamental para tirar o máximo dos documentos e relatórios gerados pela plataforma.

Como acessar

1. No menu lateral, acesse Acervo → Coleção Completa.
2. Abra a Ficha da Obra e localize a seção Logística para ver ou inserir o código interno da galeria.
3. Na aba Sistema da mesma Obra, você acessa os identificadores técnicos.

Como funciona

1. O Serial (O RG Imutável da Obra)

• O que é: Código numérico único gerado automaticamente quando a obra é registrada na plataforma (ex: 00031).
• Por que importa para a Galleria: É o elo logístico que garante que os arquivos físicos da obra (imagens em alta resolução, laudos) nunca se percam no Google Drive, mesmo que o título ou os dados da obra sejam corrigidos.
• Posso alterar? Não. É o número de chassi do registro.

2. O Código Composto (Código por Autoria)

O agrupador mestre no Galleria é o Artista (Autoria). O código composto alfanumérico reflete isso:

• Exemplo: 01TARS192800031
  • 01 — Ordem do artista na coleção
  • TARS — Sigla da autoria (gerada do nome do artista)
  • 1928 — Ano da obra
  • 00031 — Serial único
• Para que serve: Motor de ordenação visual nas grades e relatórios.

3. O Código da Galeria (Sua Codificação Própria)

Galerias e instituições possuem sistemas de inventário pré-existentes (ex: GAL-2024-031).

• O Acervo Vivo respeita e integra essa memória institucional. Em Configurações → Definições, habilite "Usa Codificação Própria".
• Isso ativará o campo Código de Catalogação Antigo na Ficha de cada Obra, onde você insere o seu código de galeria.

A Dupla Codificação nos Relatórios

Quando "Usa Codificação Própria" está ativo, o código da galeria aparece junto ao Serial em todos os outputs — não apenas nos Cards de Obra.

Onde você verá a dupla codificação (formato 00031 · GAL-2024-031):

1. Cabeçalho da Ficha da Obra — barra superior escura (Dark Envelope) do modal.
2. Documentos A4:
   • Ficha Técnica: última linha da legenda impressa.
   • Certificado de Autenticidade: última linha da legenda central.
   • Ficha Museológica: campo "Código" no cabeçalho e na seção de Identificação.
   • Cadeia de Custódia: campo "Código" no bloco de identificação da obra.
3. Orquestrador Curatorial (PDF, Planilha e Slides): última linha da legenda de cada obra exportada.
4. Ficha de Palavra-chave: código exibido abaixo de cada miniatura na grade de Obras Vinculadas.

[!NOTE] Se o campo Código de Catalogação Antigo estiver vazio em uma obra, o sistema exibirá apenas o Serial — sem traço, sem espaço extra.

Perguntas Frequentes

P: O meu Código de Galeria aparece nos contratos e relatórios de consignação? R: Sim. Quando ativo, o código da galeria aparece na legenda de cada obra em todos os documentos PDF, planilhas Excel e apresentações gerados pelo Orquestrador Curatorial, facilitando o cruzamento com seu sistema de controle interno.

P: Se eu ativar "Usa Codificação Própria", preciso preencher o campo em todas as obras? R: O campo é opcional por obra. Obras sem código próprio continuam exibindo apenas o Serial do sistema. Você pode preencher progressivamente conforme necessário.