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Os Códigos: Serial, Código de Autoria e Controle de Acervo

"Aplica-se a: Guardian Essencial, Guardian Pro" "Keyword: códigos serial obra coleção" "Title: Entendendo os Códigos e Seriais | Central de Ajuda - Acervo Vivo" "Meta: Entenda a codificação do Acervo Vivo Guardian. Descubra como funciona o Serial, o Código de Autoria e como inserir o seu próprio número de tombo museológico." "Slug: entendendo-codigos-seriais-guardian" "Alt-Capa: Ilustração mostrando a estrutura de códigos e seriais de uma obra de arte em uma coleção institucional"

O que é este documento?

Ao catalogar as Obras da sua coleção no Acervo Vivo Guardian, você notará que a plataforma utiliza diferentes códigos numéricos e alfanuméricos para identificar e auditar cada peça do patrimônio. Entender a diferença entre o Serial Universal, o Código Composto de Autoria e o seu Número de Tombo (Inventário Antigo) ajudará você a compreender a lógica de rastreabilidade do sistema.

Como acessar

As configurações de código estão distribuídas na ficha da sua Obra:

  1. No menu lateral, acesse Inventário da Coleção → Coleção Completa.
  2. Abra a Ficha Técnica de qualquer Obra e localize a seção de Gestão da Coleção para ver ou inserir códigos de inventário pré-existentes.
  3. Na aba Sistema da mesma Obra, você pode ver os IDs e Seriais brutos para fins de auditoria técnica.

Como usar

No modo Guardian, o agrupador mestre da plataforma não é a "Série", mas sim o Artista (Autoria). Portanto, os códigos se adaptam a essa realidade:

1. O Serial (O "RG" da sua Obra)

  • O que é: O Serial é um código numérico único gerado automaticamente quando a Obra é registrada na plataforma. Pense nele como o número de chassi imutável da peça.
  • Formato: Um número sequencial (ex: 00045) que garante que nunca existam duas obras com o mesmo registro raiz no seu banco de dados.
  • O Cofre no Google Drive: O Serial é a âncora logística do Guardian. Quando você anexa laudos de conservação ou fotos em alta resolução, o sistema cria a pasta da obra no seu Google Drive utilizando o Serial. Isso garante rastreabilidade total de arquivos, mesmo que o Título da obra seja corrigido no futuro.
  • Posso alterar? Não. O Serial é imutável para garantir a integridade da sua auditoria patrimonial.

2. O Código Composto (Código da Autoria)

Para ordenar as obras de forma lógica no seu inventário, a plataforma gera um Código Composto alfanumérico. Como o colecionador organiza seu acervo por artistas, o código se baseia na Autoria.

  • Como é formado: O código 01TARS192800045 é lido da seguinte forma:
    • 01: Ordem de exibição do Artista na coleção.
    • TARS: Código da Autoria (sigla gerada automaticamente a partir do nome do artista, ex: "Tarsila").
    • 1928: Ano de criação da Obra.
    • 00045: O Serial único.
  • Para que serve: Ele atua silenciosamente para agrupar visualmente todas as obras de um mesmo artista em ordem cronológica nas suas grades e relatórios.

3. Código de Catalogação Antigo (Número de Tombo)

Instituições e colecionadores privados costumam herdar planilhas de Excel com números de inventário antigos (ex: ACERVO-24-001).

  • O Acervo Vivo preserva a sua memória institucional. Nas Configurações → Definições da sua conta, habilite a opção "Usa Codificação Própria".
  • Isso ativará o campo Código de Catalogação Antigo na ficha da Obra. Você pode importar seu número de tombo museológico para este campo, garantindo que o seu sistema legado conviva perfeitamente com a nova tecnologia de rastreio em nuvem.

4. A Reciclagem de Tombo (Reaproveitando Seriais)

Ao descartar ou "apagar" uma Obra da plataforma, ela não é excluída permanentemente do banco de dados visando proteger seu patrimônio. Ela torna-se um "fantasma", desvinculada de Coleções e recuada para o status de rascunho. Se você deseja reaproveitar esse número de registro (Serial) para uma obra nova, evitando "buracos" na numeração do seu inventário:

  1. Clique no botão + Nova Obra.
  2. Mantenha o campo de Quantidade de registros em 1 (este recurso não se aplica na criação de lotes).
  3. O sistema identificará automaticamente os seus Seriais "fantasmas" e listará os Tombos disponíveis no modal.
  4. Selecione o número que deseja resgatar e preencha os dados da nova Obra. O sistema limpará os rastros da antiga e subscreverá o registro, preservando o número sequencial intacto na base de dados.

Perguntas Frequentes

P: Se eu corrigir a grafia do nome de um Artista, o Código Composto das obras muda? R: Sim. Se você alterar o nome do Artista no módulo de Autoria, o sistema de inteligência recalculará a sigla (Código da Autoria) e atualizará em cascata os códigos compostos de todas as Obras daquele artista, mantendo a integridade do índice.

P: O meu Número de Tombo (Código Antigo) aparece nos Dossiês gerados pelo sistema? R: Sim. Se o campo estiver preenchido, a Ficha Museológica e os relatórios em PDF do Orquestrador Curatorial exibirão o seu número de inventário legado para facilitar a identificação da peça em auditorias.